Confira as perguntas mais frequentes sobre o eSocial

O projeto do eSocial está gerando muitas dúvidas por parte das empresas. Quais são os prazos corretos para evitar multas? Quem deve se cadastrar? O que muda nos processos trabalhistas? Obtenha todas as respostas sobre o eSocial com o FAQ da ADP.

Principais dúvidas sobre o eSocial

O que é eSocial?

O eSocial é um projeto do governo federal que unificará o envio de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais pelo empregador em relação não apenas aos seus colaboradores, mas também à mão de obra sem vínculo empregatício direto e a outras informações previdenciárias, armazenando-as em um único sistema, denominado Ambiente Nacional do eSocial.
 

Quais mudanças esse sistema trará para as empresas?

O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema unificará o envio dos dados sobre colaboradores para o Governo Federal e permitirá que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, tratar de múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco.

Quais órgãos do governo estão envolvidos no projeto?

O projeto envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos.

O eSocial será obrigatório?

Sim. Em um primeiro momento, o eSocial será obrigatório apenas para empresas com faturamento superior a R$78 milhões. Em uma segunda fase, todos deverão se adequar, como as empresas do Simples, Microempreendedores Individuais (MEI) e, por fim, Empregadores Domésticos

Qual o cronograma para a implantação do eSocial nas empresas?

Foi publicado no dia 25 de junho de 2015 no Diário Oficial da União o cronograma oficial do eSocial e começa a contagem regressiva das empresas para atender às obrigatoriedades fiscais, previdenciárias e trabalhistas requisitadas pelo governo. As primeiras a atender aos critérios serão as que faturaram acima de R$ 78 milhões de reais no ano de 2014. Essas empresas terão até setembro de 2016 para se adequarem e passar a prestar informações de seus colaboradores por meio do eSocial. Informações referentes à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho serão exigidas por meio do eSocial a partir de janeiro de 2017. Para as empresas com faturamento menor de R$ 78 milhões (incluindo participantes do Simples, Microempreendedores Individuais (MEI) e empregadores domésticos) a obrigatoriedade de transmissão de informações pelo eSocial passará a valer a partir de Janeiro de 2017. Para este segundo grupo de empresas, as informações sobre saúde, comunicação de acidente de trabalho e condições ambientais através do eSocial serão exigidas a partir de julho de 2017.

Como são classificadas as informações do eSocial?

As informações do eSocial são classificadas em três tipos:

- Carga Inicial: Eventos Iniciais: primeira carga de dados da empresa e dos seus colaboradores; Eventos de Tabelas: eventos que complementam e montam as tabelas do empregador, responsáveis por uma série de informações que irão validar os eventos não periódicos e periódicos. A manutenção correta dessas tabelas é fundamental para a recepção dos eventos do empregador e cálculo corretos das bases de cálculo e dos valores devidos
 
- Eventos Não Periódicos: Fatos jurídicos trabalhistas entre empregadores e colaboradores que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, como a admissão de um colaborador, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento, etc;
 
- Eventos Periódicos: Eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. Seu prazo de transmissão é até o dia 7 do mês seguinte. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Também estão previstas as informações de retenção das contribuições sociais incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas jurídicas.

Quais as áreas mais difíceis/complicadas de serem implementadas? Por quê?

Não há área mais difícil ou complicada. O maior desafio está em adaptar os processos, treinar pessoas e ter ferramentas que suportem toda a operação dentro do compliance legal em que está estruturado o eSocial.

Como sua empresa pode se preparar para a eSocial?

Estamos acompanhando o processo do eSocial desde o início do projeto através de uma empresa parceira, que participou da fase piloto. Esse tempo nos mostrou que as adequações são demoradas e os detalhes são muitos. O quanto antes uma empresa escolher um fornecedor de confiança para o projeto de eSocial, juntamente com a Folha de Pagamento, mais seguro e menos exposto a riscos de multas e penalidades ele estará

Qual o prazo para o envio das informações?

O eSocial não muda a lei. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento. A demissão de um colaborador, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O colaborador não poderá começar a trabalhar antes que o arquivo de admissão com a respectiva informação seja transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.

O governo vai disponibilizar o sistema pela internet para que as empresas lancem suas informações diretamente no portal. Isso será viável?

Sim, será possível lançar as informações pela internet. Porém, acreditamos que será extremamente difícil fazer a gestão das ocorrências da vida do colaborador com a empresa diretamente no site do governo. Deve-se levar em conta que todas as ocorrências dos colaboradores deverão ser informadas, como admissão, exame periódico, CAT, licenças, etc. Os processos são complexos e cheios de detalhes. Por isso, será fundamental contar com um fornecedor de Folha de Pagamento com capacidade de gestão de todos os protocolos, recibos e/ou erros.

Quais são os benefícios esperados pelo governo?

O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Várias obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, a Dirf, a Gfip) serão substituídas pelos eventos informados no decorrer do mês, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse. Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os colaboradores, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, poderá haver mais fiscalização.

O eSocial contribuirá para a diminuição da sonegação de informações?

Com a obrigatoriedade do eSocial, a rotina da empresa relacionada às relações trabalhistas estará 100% exposta.

Dentro das empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?

A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: Recursos Humanos, Tecnologia, Fiscal, Contábil, Folha de Pagamento e Medicina do Trabalho. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e a maneira como os dados circulam dentro da empresa.

O que acontece com a empresa que não se adequar?

O eSocial não altera nenhuma legislação, mas muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só se preocupa sobre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos colaboradores, com o eSocial a fiscalização poderá ser automática. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

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